外貿(mào)開發(fā)信該注意些什么！！！

（圖片來(lái)源：圖蟲創(chuàng)意）

開發(fā)信是外貿(mào)業(yè)務(wù)員每天都要發(fā)的郵件，我們通過(guò)它和新客戶建立聯(lián)系，為了讓新客戶知道你、認(rèn)可你甚至喜歡你而回復(fù)你創(chuàng)建的。但是你的開發(fā)信真的能達(dá)到這種效果嗎？有哪些常見的錯(cuò)誤你和大多人都在犯？今天總結(jié)常見的幾種錯(cuò)誤，可以對(duì)照自查，及時(shí)糾正和優(yōu)化。點(diǎn)擊關(guān)注我們，獲取更多資訊~

沒有明確主題

標(biāo)題決定了客戶是否點(diǎn)開你的郵件，是一切后續(xù)溝通的基石，所以至關(guān)重要。

產(chǎn)品+用途

"Labeling machine for Water Bottles" 強(qiáng)調(diào)是用于水瓶的貼標(biāo)

"Rattan Table and Chairs for Outdoor Using" 強(qiáng)調(diào)是戶外使用

"Dust Cleaner for Industry Area" 強(qiáng)調(diào)吸塵器運(yùn)用于工業(yè)領(lǐng)域

問(wèn)句式，勾起好奇心

"How to choose/ pick the durable LED light? " 強(qiáng)調(diào)燈飾耐用。

"How to get the fadeless custom shirts? " 強(qiáng)調(diào)衣服來(lái)樣定做，印刷不會(huì)褪色。

"What's a filling machine (with pictures) "說(shuō)明機(jī)械名字，并且強(qiáng)調(diào)附圖。

"I called you, but you didn't answer" 告知打過(guò)電話，卻沒回復(fù)?？赡軙?huì)勾起好奇心，可能會(huì)引起愧疚，也可能直接刪除。但總得試一試，結(jié)果誰(shuí)說(shuō)得準(zhǔn)呢。

展現(xiàn)優(yōu)勢(shì)

"Installation for the Blowing Machine in Turkey" 告知已經(jīng)在土耳其完成吹瓶機(jī)安裝。

"Final hours! Will you save you 50%?" 節(jié)約成本。

"Can you reach your supplier in the midnight? " 反問(wèn)客戶能半夜聯(lián)系到他的供應(yīng)商嗎？代表你能夠，這是你的個(gè)人優(yōu)勢(shì)。

告知消息

"New arrival of Mugs from ABC China" 表明新款到貨的產(chǎn)品。

"Please visit our stand A139 at PPP Fair in Kenya" 告知參展信息，含展會(huì)名稱、展會(huì)攤位、參展國(guó)家。

Hello Peter, can you please give me 2 min?"

"Tim, are you fine with your suppliers now? " 標(biāo)題中嵌入客戶名字，引起注意"

"somebody recommended I get in touch." 前提必須是事實(shí)中有共同聯(lián)系的人引薦，介紹。

"Don't sell last year's style. New arrival of XXX."前提公司有新品推出，或者在目標(biāo)客戶的市場(chǎng)里算是新產(chǎn)品。

"Sending you an offer for XXX."前提這個(gè)算是通用標(biāo)題，它的最佳發(fā)送時(shí)機(jī)是推斷出對(duì)方正處于采購(gòu)季，或者獲悉對(duì)方正在發(fā)詢盤詢價(jià)。

"Here is a way to crush your competitor."前提通過(guò)綜合分析后，你比較了解客戶市場(chǎng)，甚至是其競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。而你們剛好有優(yōu)勢(shì)、方案或者能力，能夠幫助他一起占領(lǐng)市場(chǎng)份額。

"目標(biāo)客戶名字+read this email to get benefited."這算是開發(fā)信里回復(fù)率最高的一個(gè)標(biāo)題了。我想原因應(yīng)該有兩個(gè)，一是一般我們看到自己的名字在郵件標(biāo)題，肯定會(huì)很好奇；二是后面的內(nèi)容，提及到的"get benefited" 讓人更加產(chǎn)生點(diǎn)開的興趣。點(diǎn)擊關(guān)注我們，獲取更多資訊~

內(nèi)容過(guò)長(zhǎng)

所有外貿(mào)人都想讓客戶對(duì)自己的產(chǎn)品感興趣，因此可能就有很多人會(huì)在開發(fā)信說(shuō)很多內(nèi)容，導(dǎo)致郵件過(guò)長(zhǎng)。如果寫的水平高，客戶也許還看幾眼，如果只是一味的推產(chǎn)品，客戶看不了幾個(gè)字就會(huì)關(guān)掉，效果適得其反，讓人生厭。所以寫開發(fā)信時(shí)，一定要抓住重點(diǎn)，言簡(jiǎn)意賅。

介紹公司方面占比高

有人會(huì)反問(wèn)，那是不是完全不寫呢？當(dāng)然不是，如果你的公司有突出的優(yōu)勢(shì)，可以寫，但是要巧妙的嵌入文章中，這就要看你的水平了。例如，你可以這樣寫：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

愛炫酷英文水平

還有一部分人很自戀，多發(fā)生在初出茅廬的外貿(mào)新手。與其說(shuō)，他在寫開發(fā)信，倒不如說(shuō)他在自我欣賞?？傁氚盐淖謱懙煤艹霾?，各種語(yǔ)法從句層出不窮，還喜歡用冷僻詞，最后重點(diǎn)反而被掩蓋。其實(shí)開發(fā)信只需要用最簡(jiǎn)單的詞匯來(lái)表達(dá)你要表達(dá)的東西，一封好的外貿(mào)開發(fā)信一定是“簡(jiǎn)潔”、“清楚”、“準(zhǔn)確”。

喜歡用奇怪的字體

為了能讓客戶注意到自己，還有一些人會(huì)走“曲線救國(guó)”的道路，喜歡用很夸張的字體、顏色，甚至放大、加粗，再用斜體等等來(lái)搏出彩。殊不知這種華而不實(shí)的噱頭反而會(huì)掩蓋郵件本身的意義，除非是非常著急的事情，否則不要大篇幅大寫或加粗。

主動(dòng)語(yǔ)態(tài)用的太多

主語(yǔ)用的太多，讓人覺得主觀意識(shí)太強(qiáng)，看的人內(nèi)心隱約出現(xiàn)抵觸心理。如果你仔細(xì)琢磨老外的行文方式，很少會(huì)充滿 We、I 之類的人稱，相反要多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。

比如：我們明天會(huì)寄樣品。中國(guó)人就會(huì)喜歡說(shuō) We'll send you the samples

tomorrow. 當(dāng)然這句話沒錯(cuò)，但是老外就不一定喜歡。要是他們，通常會(huì)這樣寫：

Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，人稱就沒有了，很嚴(yán)謹(jǐn)、很真實(shí)，不帶情感因素。

問(wèn)些毫無(wú)意義的話

比如 Do you want our products？（你想要我們的產(chǎn)品嗎？），就沒什么意義。如果客戶說(shuō) No，你怎么回復(fù)？而且本身你是做銷售的，你希望客戶感興趣，所以你要引起客戶的興趣，而不是成了客戶在求你，非你不可。寫開發(fā)信一定要清楚一點(diǎn)，現(xiàn)在是買方市場(chǎng)。所以在還沒有正式溝通之前，告訴客戶你是誰(shuí)、你做什么、你的優(yōu)勢(shì)在那里，清楚表述出這 3 點(diǎn)，并且留尾吸引客戶回復(fù)，建立溝通機(jī)會(huì)慢慢談才是重點(diǎn)。

喜歡用附件和圖片

有人在初次給潛在客戶寫開發(fā)信時(shí)，就想把自己的產(chǎn)品一下子讓客戶都知道，所以不但插圖還加附件，雖然這樣做沒什么不好，但是這樣很容易被郵箱服務(wù)器攔截。

一般等到新客戶主動(dòng)詢價(jià)時(shí)，回復(fù)中適量的插入報(bào)價(jià)單或者圖片就可以了。所以通常情況下，第一次聯(lián)系客戶最好使用全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。即使是收到客戶詢價(jià)后第一次報(bào)價(jià)，如果客戶沒有指定要求，盡量避免用 excel 或 word 附件，最好是直接在郵件里簡(jiǎn)單寫明。

喜歡插入鏈接

很多人在寫開發(fā)信時(shí)，喜歡在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被郵件服務(wù)器攔截掉。最好在客戶回復(fù)后，第二次給他寫郵件的時(shí)候插入這些。

語(yǔ)氣過(guò)于生硬

寫開發(fā)信時(shí)，不要語(yǔ)氣生硬、直來(lái)直往，你的情緒會(huì)影響客戶的決定。郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對(duì)面的交談或者電話溝通是完全不一樣的。

例如，“Please give me reply today.” 這句話如果面對(duì)面或者電話里通過(guò)聲音傳播，客戶不會(huì)覺得有什么問(wèn)題，會(huì)很高興說(shuō) ok，或者 no problem。但如果放在郵件里，就略微生硬了點(diǎn)，如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑問(wèn)句，加上 could、 help 這樣的字眼就顯得十分委婉、舒服，還明確表達(dá)了你準(zhǔn)確意愿。

以上摘自西安多渠道營(yíng)銷中心。

（編輯：江同）

（來(lái)源：易達(dá)運(yùn)通）

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