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怎么使用海外倉系統(tǒng)?首次引入海外倉系統(tǒng)必備事項(xiàng)清單

本文將系統(tǒng)分析首次引入海外倉系統(tǒng)時(shí)的必備事項(xiàng),如果您已經(jīng)在使用類似的系統(tǒng),可以根據(jù)需要跳躍性閱讀。如果現(xiàn)在海外倉還依賴傳統(tǒng)的倉儲(chǔ)系統(tǒng)、手動(dòng)流程甚至電子表格來管理海外倉、一件代發(fā)業(yè)務(wù),那必然會(huì)造成出錯(cuò)率高,運(yùn)營(yíng)效率低,海外倉盈利低的困境。

本文將系統(tǒng)分析首次引入海外倉系統(tǒng)時(shí)的必備事項(xiàng),如果您已經(jīng)在使用類似的系統(tǒng),可以根據(jù)需要跳躍性閱讀。

如果現(xiàn)在海外倉還依賴傳統(tǒng)的倉儲(chǔ)系統(tǒng)、手動(dòng)流程甚至電子表格來管理海外倉、一件代發(fā)業(yè)務(wù),那必然會(huì)造成出錯(cuò)率高,運(yùn)營(yíng)效率低,海外倉盈利低的困境。

現(xiàn)代化的海外倉管理系統(tǒng)是一種旨在優(yōu)化和管理海外倉全鏈路作業(yè)的工具,通??梢詫?duì)接主流電商渠道和物流商,erp系統(tǒng),硬件等,實(shí)現(xiàn)多業(yè)務(wù),多數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接。

1、海外倉管理系統(tǒng)對(duì)海外倉的好處

首先就是運(yùn)營(yíng)效率的綜合提升,通過優(yōu)化海外倉的作業(yè)流程,減少手動(dòng)操作所需耗費(fèi)的時(shí)間,降低出錯(cuò)率。尤其是對(duì)一件代發(fā)這種海外倉的核心業(yè)務(wù)來說,更是能在效率上得到質(zhì)的改變。

另外,就是其強(qiáng)大的可擴(kuò)展性。海外倉系統(tǒng)通常可以和主流電商渠道、物流商、erp系統(tǒng)做集成對(duì)接。這足以輕松地應(yīng)對(duì)多個(gè)平臺(tái)的大量訂單。在面對(duì)眾多不同客戶的不同倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)時(shí),也能清晰的管理每一個(gè)客戶的需求。

最后就是對(duì)海外倉的運(yùn)營(yíng)成本起到很好的優(yōu)化作用?,F(xiàn)在海外倉較大的成本開支就是倉租和人工,通過海外倉系統(tǒng),科學(xué)規(guī)劃倉庫,充分提升物理面積的利用率,規(guī)劃人工工作流程和路徑。

這都能在很大程度上優(yōu)化海外倉的成本支出,避免預(yù)算浪費(fèi),成本虛高。

2、海外倉實(shí)施海外倉wms系統(tǒng)的流程

2.1、評(píng)估海外倉當(dāng)下的業(yè)務(wù)和客戶構(gòu)成

想找到一個(gè)適合自己的海外倉管理系統(tǒng),最重要的先決條件就是充分理清現(xiàn)在的業(yè)務(wù)和客戶構(gòu)成。首先,要確定現(xiàn)在海外倉的基礎(chǔ)情況。比如您是只有一個(gè)倉庫,還是同時(shí)經(jīng)營(yíng)多個(gè)倉庫。最近是否有擴(kuò)張海外倉的計(jì)劃。

其次,要了解你核心客戶的業(yè)務(wù)需求。海外倉作為服務(wù)業(yè),業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化一定是以客戶為中心開展的。這就要理清楚你現(xiàn)在主要服務(wù)的是哪一類客戶,是一件代發(fā)業(yè)務(wù),中轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)還是退換貨業(yè)務(wù)?

另外,就是梳理現(xiàn)在的訂單和產(chǎn)品情況。比如每天的單量大概多大,現(xiàn)在核心客戶的主要產(chǎn)品是什么,是普貨,帶電還是液體等等。

這些都直接決定了后續(xù)訂單打印,包裝,運(yùn)輸?shù)牧鞒淌欠駨?fù)雜,以及需要海外倉系統(tǒng)在功能設(shè)置上做何種配合。

2.2、確認(rèn)現(xiàn)在海外倉的工作流程

海外倉系統(tǒng)雖然可以提供標(biāo)準(zhǔn)和自動(dòng)化的海外倉管理,但是這仍然需要配合您當(dāng)下的工作流程,所以清晰的海外倉運(yùn)作sop是非常重要的,不管是否引入海外倉系統(tǒng)都是這樣。

日常的海外倉運(yùn)作通常包括幾個(gè)核心環(huán)節(jié):

貨物的入庫:目前的接收和檢查流程是怎樣的?會(huì)不會(huì)不檢查直接接收?現(xiàn)在箱子和托盤存放的規(guī)則是什么?不同產(chǎn)品sku如何區(qū)分,是否有明確的標(biāo)簽規(guī)范?

貨物的存儲(chǔ):目前貨物箱號(hào)是怎么追蹤的,當(dāng)貨物倉內(nèi)有移動(dòng)之后,是怎么跟蹤的?現(xiàn)在是否有什么方式可以讓你隨時(shí)查看每一個(gè)sku的存量和精確位置?

出貨:目前的挑選、包裝、分類和運(yùn)輸?shù)淖鳂I(yè)流程是怎樣的,對(duì)訂單的揀貨流程是怎樣的,目前和物流商的合作模式是怎樣的,是只和一個(gè)物流商合作還是有多個(gè)合作的物流商,對(duì)接發(fā)貨的流程是怎樣的?

2.3、對(duì)特殊客戶的需求評(píng)估

雖然說特殊客戶可能只是占據(jù)你業(yè)務(wù)的一部分,或者一小部分,但是因?yàn)樗麄兊男枨筇厥猓绻麤]有妥善的業(yè)務(wù)流程,會(huì)直接影響海外倉的整體效率。

首先要評(píng)估這些客戶對(duì)庫存方面是否有特殊要求,比如需要存放在特定的位置、冷藏或者干燥存儲(chǔ),還是常溫存儲(chǔ)。

其次就是看他們是否需要配套或者捆綁的增值服務(wù),比如是否需要特定的組裝,貨物檢查等。

3、確定目前海外倉的痛點(diǎn)和對(duì)海外倉系統(tǒng)需求的期待

通過上面的梳理,你現(xiàn)在應(yīng)該清晰的知道了你的核心客戶是誰,你的核心業(yè)務(wù)是什么,哪些是特殊的客戶需求。下面我們就可以根據(jù)這些來評(píng)估你目前對(duì)系統(tǒng)的需求到底是什么了。

通常來說,海外倉在業(yè)務(wù)流程上常見的問題是:

倉儲(chǔ)管理系統(tǒng)缺乏可擴(kuò)展性,面對(duì)大量訂單和sku時(shí)會(huì)難以處理;

一件代發(fā)處理速度過慢,影響客戶體驗(yàn);

庫存管理粗糙,沒辦法實(shí)時(shí)跟蹤倉庫內(nèi)貨物的狀態(tài);

海外倉貨物吞吐量達(dá)不到預(yù)期,倉庫長(zhǎng)期不飽和;

根據(jù)痛點(diǎn)確定對(duì)海外倉系統(tǒng)的期待

對(duì)海外倉系統(tǒng)的功能期待,一定是清晰、可落實(shí)到具體功能的。比如說想提升海外倉盈利水平,這就不是一個(gè)很好的期待,畢竟影響盈利的因素太多了。但是提升庫存數(shù)據(jù)的可見度,這就是一個(gè)清晰的功能,可以借助海外倉系統(tǒng)的庫存管理功能來實(shí)現(xiàn)。

一般來說,海外倉希望通過海外倉系統(tǒng)可以改進(jìn)的指標(biāo)包括:

一件代發(fā)作業(yè)流程;

日處理訂單數(shù)量;

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析;

貨物庫存管理;

物流管理;

4、怎么為海外倉選擇合適的海外倉管理系統(tǒng)

首先我們應(yīng)該知道現(xiàn)在市場(chǎng)上的海外倉系統(tǒng)主要的類型和各自的特點(diǎn)。

本地部署的海外倉系統(tǒng):通常功能和系統(tǒng)的體量都比較大,往往是基于高度定制或自研。比較適合大型海外倉,優(yōu)點(diǎn)是可以和企業(yè)內(nèi)其他數(shù)據(jù)無縫對(duì)接,缺點(diǎn)是所需的時(shí)間成本和研發(fā)成本較高,中小型海外倉一般難以承受。

erp系統(tǒng)的海外倉管理模塊:嚴(yán)格意義上講這種并不能算是海外倉系統(tǒng),因?yàn)橐话愣疾皇仟?dú)立存在的,而是依賴某個(gè)erp系統(tǒng),另外增加的一個(gè)功能模塊。

好處是基于同一個(gè)開發(fā)商,設(shè)計(jì)語言統(tǒng)一,使用的學(xué)習(xí)成本低。

缺點(diǎn)是和完整的海外倉系統(tǒng)相比,功能性會(huì)比較粗糙,難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

SaaS模式的海外倉系統(tǒng):目前比較主流的形式,成本和部署速度占很大優(yōu)勢(shì)。比較適合中小型海外倉,性價(jià)比較高,不過對(duì)大型海外倉來說,功能的定制化上略顯不足。

其次就是要知道在選擇海外倉系統(tǒng)的時(shí)候,要考慮什么因素

定價(jià)模型:現(xiàn)在海外倉系統(tǒng)的定價(jià)模型還是比較多的,有按年合作的,也有按月訂閱式合作的。按年合作的通常價(jià)格較高,在幾萬-十幾萬不等,比較適合成熟的、中大型海外倉。按月訂閱式合作的相對(duì)比較靈活,比較適合預(yù)算有限但是又需要海外倉系統(tǒng)的企業(yè)。

可擴(kuò)展能力:海外倉的業(yè)務(wù)一定是時(shí)刻都在發(fā)展的,所以在選擇系統(tǒng)的時(shí)候也要充分考慮系統(tǒng)功能的可擴(kuò)展性。不然剛選的系統(tǒng)過了幾個(gè)月就因?yàn)闊o法滿足業(yè)務(wù)發(fā)展而荒廢,浪費(fèi)就比較大了。

部署的形式:對(duì)中小型海外倉,家庭海外倉來說,建議選擇SaaS模式的海外倉系統(tǒng)。一個(gè)是部署的速度快,只需要做簡(jiǎn)單的后臺(tái)設(shè)置就能馬上投入使用。另一個(gè)就是后期的維護(hù)成本低,服務(wù)器等成本都是開發(fā)商承擔(dān),不需要自己做IT維護(hù)。

隱形費(fèi)用:比如對(duì)接電商渠道,物流商,是否需要單獨(dú)付費(fèi)。如果這些都需要單獨(dú)付費(fèi),那系統(tǒng)的成本就不只是當(dāng)時(shí)采購的成本,還要加上后期對(duì)接的費(fèi)用,一定要提前談清楚。

5、準(zhǔn)備啟用海外倉系統(tǒng)要做的事情

海外倉系統(tǒng)的啟用并不是付費(fèi)就可以的,從啟用到調(diào)優(yōu),到最后的適配,是一個(gè)長(zhǎng)期優(yōu)化的過程。不能說買了一套系統(tǒng)丟給倉庫工作人員就完事了,這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能發(fā)揮系統(tǒng)全部?jī)r(jià)值的。

5.1、制定海外倉系統(tǒng)啟用時(shí)間規(guī)劃

第一階段是信息的收集和準(zhǔn)備:為海外倉系統(tǒng)的開發(fā)商提供公司相關(guān)信息和資料,便于開展合作。其次就是整理海外倉目前的基礎(chǔ)信息,倉儲(chǔ)規(guī)劃圖等。

第二階段是做好硬件和軟件的集成準(zhǔn)備:通常來說海外倉都會(huì)使用掃碼設(shè)備,PDA,打印機(jī),稱重設(shè)備等,要做好這些設(shè)備和海外倉系統(tǒng)集成的準(zhǔn)備。

如果你同時(shí)使用erp系統(tǒng),財(cái)務(wù)軟件、打單系統(tǒng)等其他的管理系統(tǒng),也要和開發(fā)商對(duì)接相關(guān)的集成事宜。

第三階段是配置海外倉系統(tǒng):根據(jù)上述準(zhǔn)備的信息,還有海外倉的業(yè)務(wù)模式,客戶特點(diǎn),要對(duì)海外倉系統(tǒng)做一定的個(gè)性化設(shè)置。

比如將倉庫的編碼,托盤編碼等進(jìn)行規(guī)劃和錄入。不同的計(jì)費(fèi)類型,電商渠道的配置,產(chǎn)品條碼,sku的配置等等,都需要在海外倉系統(tǒng)的管理后臺(tái)做好設(shè)置,如果在設(shè)置中遇到問題要及時(shí)和開發(fā)商溝通。

第四階段是功能測(cè)試:對(duì)配置好的系統(tǒng)進(jìn)行模擬操作,完整的走幾遍貨物進(jìn)出庫,訂單處理,發(fā)貨等真實(shí)流程,確定系統(tǒng)運(yùn)作順暢,同時(shí)確認(rèn)系統(tǒng)和倉庫可以順利對(duì)接。

然后就是對(duì)海外倉的工作人員做對(duì)應(yīng)的培訓(xùn),確保他們可以在日常的海外倉運(yùn)作中順利的使用系統(tǒng)。第五階段是上線:海外倉系統(tǒng)正式變?yōu)楹M鈧}的一部分,將貨物的進(jìn)出庫,庫存管理等操作轉(zhuǎn)移到海外倉系統(tǒng)上運(yùn)作。

第六階段是維護(hù):如果在使用過程中遇到什么問題,要及時(shí)和開發(fā)商溝通協(xié)調(diào),快速解決并不斷調(diào)優(yōu)系統(tǒng)。

5.2、對(duì)海外倉系統(tǒng)應(yīng)用的預(yù)算規(guī)劃

成功引入海外倉系統(tǒng)需要準(zhǔn)備的預(yù)算通常有三個(gè)方面:系統(tǒng)預(yù)算、硬件預(yù)算、人工預(yù)算。

系統(tǒng)預(yù)算就是采購系統(tǒng)的直接合作費(fèi)用,按年或者按月訂閱。硬件預(yù)算是如果現(xiàn)在的海外倉沒有相關(guān)的掃碼設(shè)備,后續(xù)想和系統(tǒng)一起引入,則需要采購一定的硬件設(shè)備。

人工預(yù)算主要是看當(dāng)下的海外倉工作人員是否可以順利過度到系統(tǒng)工作模式,如果不可以,可能需要單獨(dú)增加人員。

6、海外倉管理系統(tǒng)的實(shí)施比較容易踩到的坑

很明顯,想順利的發(fā)揮海外倉系統(tǒng)最大的價(jià)值并不是一件簡(jiǎn)單的事情,尤其是對(duì)第一次使用系統(tǒng)的人,可能會(huì)踩到很多坑。

比如海外倉本身的需求收集不足,錯(cuò)誤的評(píng)估了對(duì)海外倉系統(tǒng)的功能需求。錯(cuò)誤的期待只能選擇錯(cuò)誤的系統(tǒng),也就沒辦法發(fā)揮系統(tǒng)的價(jià)值。

再有就是和開發(fā)商的溝通不暢,中間一些需求的溝通出現(xiàn)偏差,導(dǎo)致實(shí)際采購的系統(tǒng)和預(yù)期的系統(tǒng)不是一回事。

還有就是測(cè)試不足,海外倉系統(tǒng)引入之后沒有正確的設(shè)置,測(cè)試不足。導(dǎo)致實(shí)際上線的時(shí)候頻繁報(bào)錯(cuò),影響海外倉運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。

(來源:海外倉工程師Eric)

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